Tenere monitorate le scadenze dei documenti è cruciale per molte organizzazioni, soprattutto in settori come quello sportivo, educativo e sociale. Certificati medici, documenti di identità e altri certificati devono essere aggiornati regolarmente per garantire la sicurezza e la conformità normativa.
La digitalizzazione di questo processo consente di semplificare la gestione dei documenti, ridurre lo spreco di carta e migliorare l’accessibilità alle informazioni. Grazie alla funzionalità “Documenti e Scadenze” di SQUBY, è possibile gestire facilmente tutti i documenti necessari e ricevere avvisi tempestivi sulle scadenze imminenti
La sezione “Documenti e Scadenze” di SQUBY consente agli operatori di segreteria di caricare e gestire documenti in vari formati, rendendoli disponibili a tutti gli iscritti o riservati a singoli partecipanti. È sufficiente accedere alla sezione, fare clic sul pulsante “Aggiungi Documento” e compilare le informazioni richieste, inclusa l’indicazione di condivisione del documento come pubblico o privato. Un documento pubblico è un documento visibile a tutti i artecipanti mente uno privato soltanto per un singolo partecipante.
Tramite l’applicazione mobile di SQUBY, i partecipanti possono accedere all’area Documenti e scaricare i file desiderati in qualsiasi momento.
Inoltre, i partecipanti possono anche contribuire al caricamento dei documenti utilizzando l’applicazione mobile. Questo permette loro di caricare file PDF o immagini come certificati medici direttamente dal proprio smartphone. Inoltre, i documenti possono essere dotati di una data di scadenza, generando avvisi sia per gli operatori di segreteria che per gli iscritti, garantendo così che nessuna scadenza venga trascurata.
Gestione scadenze
Oltre a gestire le scadenze dei documenti, questa sezione consente anche di gestire scadenze generiche utilizzate come promemoria. Questi avvisi sono automatici e vengono visualizzati sia all’interno del gestionale che come notifiche sull’app SQUBY installata sullo smartphone dell’iscritto. Ad esempio, uno sportivo verrà prontamente avvisato della scadenza del suo documento di identità o del certificato medico, consentendo interventi tempestivi per mantenere i documenti aggiornati.
Per una maggiore comodità, è possibile inviare una notifica di scadenza via email direttamente dal sistema SQUBY. Basta cliccare sul pulsante “Azioni” accanto alla scadenza desiderata e selezionare “Manda Email”. In questo modo, gli operatori di segreteria possono garantire che gli iscritti siano sempre informati sulle scadenze imminenti e possano prendere le azioni necessarie in tempo