Nel mondo della gestione dei dati anagrafici e contabili, SQUBY offre la flessibilità di organizzare gli anni in base alle tue esigenze. Alcune strutture seguono il calendario scolastico, da settembre ad agosto, mentre altre optano per un calendario più tradizionale, da gennaio a dicembre.
La bellezza di SQUBY sta nella sua adattabilità. Puoi scegliere quando e come creare un nuovo archivio anagrafico. Tuttavia, non è obbligatorio farlo. Puoi continuare a utilizzare il tuo archivio corrente e, se necessario, regolare solo la data di inizio dell’anno contabile nelle impostazioni di configurazione.
E’ importante sapere che con la creazione del nuovo archivio viene anche azzerata la numerazione delle ricevute; se avete necessità di continuare con la numerazione dal precedente archivio basterà andare in menu Configurazione > Dati fiscali e inserire all’ interno della casella “Progressivo” il numero dell’ ultima ricevuta emessa e la numerazione partirà da quello.
Creare un Archivio: Vuoto o Importato
Se decidi di creare un nuovo archivio, hai due opzioni: Vuoto o Importato. Vediamo le differenze
ARCHIVIO VUOTO
- Archivio Vuoto: Questa opzione “azzera” alcune sezioni chiave, come Anagrafica, Gruppi, Attività, Iscrizioni e Contabilità. Non preoccuparti, nessun dato viene cancellato. Tutto viene spostato nel vecchio archivio, accessibile tramite una comoda tendina presente nei filtri delle sezioni menzionate. Questa è una buona scelta per iniziare da zero e organizzarsi meglio.
- Archivio Vuoto: Iscrizione del Partecipante: Quando si crea un nuovo archivio, i partecipanti dovranno effettuare nuovamente l’iscrizione. Tuttavia, non è necessario riempire nuovamente l’intero modulo. Basta seguire una procedura speciale indicata nel modulo di iscrizione per recuperare tutti i dati e iscriversi con un solo click! Affinché questa opzione funzioni, il coordinatore deve abilitarla nelle impostazioni di configurazione.
- Archivio Vuoto: Crediti e Debiti: E cosa succede ai crediti/debiti residui? SQUBY ti permette di scegliere. Nelle impostazioni del modulo di iscrizione, puoi decidere se azzerare crediti o debiti quando un utente si iscrive nuovamente, recuperando i dati dal vecchio archivio. La scelta è tua.
- Archivio Vuoto: Codici id: Se hai utilizzato strumenti di riconoscimento come braccialetti, tessere o portachiavi, puoi decidere se azzerare le associazioni con le relative schede anagrafiche oppure no. Solitamente, se gli strumenti non sono stati ritirati ma lasciati ai rispettivi proprietari è consigliabile mantenerli attivi e associati.
ARCHIVIO IMPORTATO
- Archivio Importato: Questa opzione “azzera” le sezioni Gruppi, Attività, Iscrizioni e Contabilità. La sezione Anagrafica > Partecipanti viene invece popolata con tutte le schede anagrafiche del vecchio archivio ed inserite tutto come “non attive.” Non preoccuparti, nessun dato viene cancellato.
- Archivio Importato: Iscrizione del Partecipante: Essendo l’anagrafica già presente, i partecipanti non devono eseguire una nuova iscrizione. Tuttavia, per accedere dovranno essere attivati dalla segreteria. Chi invece è un nuovo iscritto compilerà il modulo di iscrizione classico.
- Archivio Vuoto: Crediti e Debiti: Quando si chiede la creazione di un archivio importato va specificato se deve essere importato anche il credito/debito residuo del partecipante ed i codici (ID) di riconoscimento.
Come si chiede la creazione di un nuovo archivio?
È’ sufficiente scrivere ad assistenza@squby.it indicando la volontà di creare un nuovo archivio e le seguenti informazioni:
- Codice cliente (Es. SQ123)
- Tipologia (Vuoto o Importato)
- Informazioni aggiuntive (crediti/debiti, codici id)
Entro 24 ore, salvo complicazioni, verrà generato un nuovo archivio.