Nel mondo della gestione dei dati anagrafici e contabili, SQUBY offre la flessibilità di organizzare gli anni in base alle tue esigenze. Alcune strutture seguono il calendario scolastico, da settembre ad agosto, mentre altre optano per un calendario più tradizionale, da gennaio a dicembre.
La bellezza di SQUBY sta nella sua adattabilità. Puoi scegliere quando e come creare un nuovo archivio anagrafico. Tuttavia, non è obbligatorio farlo. Puoi continuare a utilizzare il tuo archivio corrente e, se necessario, regolare solo la data di inizio dell’anno contabile nelle impostazioni di configurazione.
E’ importante sapere che con la creazione del nuovo archivio alcune sezioni chiave, come Gruppi, Attività, Iscrizioni e Contabilità vengono azzerate. Non preoccuparti, nessun dato viene cancellato. Tutto viene spostato nel vecchio archivio, accessibile tramite una comoda tendina presente nei filtri delle sezioni menzionate.
Con la creazione del nuovo archivio viene anche azzerata la numerazione delle ricevute; se avete necessità di continuare con la numerazione dal precedente archivio basterà andare in menu Configurazione > Dati fiscali e inserire all’ interno della casella “Progressivo” il numero dell’ ultima ricevuta emessa e la numerazione partirà da quello.
Vediamo ora quale tipo di archivio è più adatto alle tue esigenze:
Creare un Archivio: Vuoto o Importato?
ARCHIVIO VUOTO
- Iscrizione del Partecipante: La sezione Anagrafica > Partecipanti nel nuovo archivio risulterà vuota; i partecipanti dovranno effettuare nuovamente l’iscrizione. Tuttavia, non è necessario riempire nuovamente l’intero modulo. Basta inserire email e password utilizzate per la prima iscrizione per recuperare tutti i dati e dare la conferma di iscrizione. Chi invece è un nuovo iscritto compilerà il modulo di iscrizione classico.
ARCHIVIO IMPORTATO
- Iscrizione del Partecipante: La sezione Anagrafica > Partecipanti viene popolata con tutte le schede anagrafiche del vecchio archivio ed inserite tutte come “non attive.” Essendo l’anagrafica già presente, i partecipanti non devono eseguire una nuova iscrizione. Tuttavia, per accedere dovranno essere attivati dalla segreteria. Chi invece è un nuovo iscritto compilerà il modulo di iscrizione classico.
Per entrambi gli archivi dovrai decidere anche:
- Crediti e Debiti: potrai scegliere se mantenere oppure azzerare i crediti/debiti dei tuoi partecipanti.
- Codici id: Se hai utilizzato strumenti di riconoscimento come braccialetti, tessere o portachiavi, puoi decidere se azzerare le associazioni con le relative schede anagrafiche oppure no. Solitamente, se gli strumenti non sono stati ritirati ma lasciati ai rispettivi proprietari è consigliabile mantenerli attivi e associati.
Come si chiede la creazione di un nuovo archivio?
È’ sufficiente scrivere ad assistenza@squby.it dalla mail del coordinatore o da quella registrata in Configurazione per la segreteria indicando la volontà di creare un nuovo archivio e le seguenti informazioni:
- Codice cliente (Es. SQ123)
- Tipologia (Vuoto o Importato)
- Informazioni aggiuntive (crediti/debiti, codici id)
Entro 24 ore, salvo complicazioni, verrà generato un nuovo archivio.