In un’era in cui tutte le operazioni aziendali gravitano attorno al processo di digitalizzazione, l’uso efficace di un software gestionale può essere la discriminante tra il successo e il fallimento. Il software gestionale in cloud Squby può essere un valido alleato se implementato nel proprio assetto aziendale e utilizzato appieno in ogni sua parte.
Nell’articolo che segue ti sveliamo 5 trucchi da conoscere assolutamente se vuoi ottimizzare l’uso di un software gestionale e ricavare il massimo rendimento dalle sue potenzialità.
1. Comprendere le esigenze e personalizzare il software
Prima di scegliere un software gestionale è fondamentale pervenire ad una piena cognizione delle peculiari esigenze della propria organizzazione. Gli oratori, ad esempio, potrebbero necessitare di funzionalità diverse rispetto a un centro sportivo. Devono essere elencate le necessità chiave, come il tracciamento delle iscrizioni, la pianificazione degli eventi, il monitoraggio delle presenze e la gestione di incassi e pagamenti. Questa fase preliminare consentirà di orientarsi consapevolmente verso il software gestionale che copre maggiormente le proprie richieste operative.
La maggior parte dei software gestionali offre opzioni di personalizzazione di cui ci si può avvalere per adattare il sistema alle particolari esigenze della propria organizzazione. Secondo uno studio condotto da McKinsey & Company, una società di consulenza manageriale, le aziende che personalizzano i propri software assistono a un aumento del 30% nell’efficienza operativa. Un rapporto dell’azienda di consulenza e revisione Deloitte, invece, indica che il 50% delle organizzazioni che personalizzano i loro sistemi capta un incremento significativo della soddisfazione degli utenti.
Squby, ad esempio, attraverso il modulo “Prodotti e Servizi” elargisce agli amministratori delle strutture una soluzione comoda e intuitiva per catalogare una vasta gamma di beni e servizi. Per ogni prodotto è possibile inserire una foto, una descrizione, il prezzo e anche precisare la sua disponibilità in magazzino.
2. La formazione adeguata del personale
Un software gestionale è tanto utile quanto lo è la competenza degli utenti che lo utilizzano. Investire sulla continua formazione del personale è una scelta intelligente che mette ciascun membro di un team nella posizione di poter acquisire un’elevata dimestichezza con le funzionalità di un software gestionale e di poter trarre il massimo profitto dal suo impiego.
Numerosi studi hanno dimostrato come l’appropriata formazione di un’équipe impatti significativamente sulle prestazioni di un software gestionale. Secondo un rapporto di Deloitte, le aziende che promuovono la formazione dei propri dipendenti notano un rialzo del 20% nella produttività. Inoltre, uno studio di IBM, colosso mondiale nel settore della consulenza informatica, ha rilevato che i lavoratori preparati sono il 68% più veloci nel portare a termine i propri task rispetto a colleghi meno competenti.
Squby presenta un’apposita sezione online in cui è possibile acquisire una serie di nozioni preliminari al suo utilizzo e cogliere le modalità attraverso cui sfruttare appieno l’intero ventaglio di servizi offerti.
3. Integrare il software gestionale con altri strumenti
L’utilizzo di molti software gestionali si sposa con quello di altri strumenti, come programmi di contabilità, CRM o piattaforme di comunicazione. Il consiglio di Squby è di valersi di queste integrazioni per creare un ecosistema tecnologico coerente e interconnesso.
Secondo un report di Nucleus Research, un istituto di ricerca specializzato in tecnologia, le aziende che integrano i loro software gestionali con altri sistemi registrano un aumento della produttività del 20%. Inoltre, uno studio di Forrester, una società di ricerca di mercato, ha dimostrato che le integrazioni software possono migliorare la collaborazione interna del 30%, in quanto ottimizzano la comunicazione e la condivisione delle informazioni.
Squby offre a centri sportivi, educativi e sociali la possibilità di dotare i propri iscritti di quattro oggetti di riconoscimento: il braccialetto elettronico, la tessera, l’orologio o il portachiavi RFID. Ciascuno di questi strumenti è dotato di un chip di prossimità interno e può essere letto con l’apposito dispositivo. In questo modo rende il controllo accessi, uscite e presenze un’operazione semplice e automatica, dispensando le strutture dall’utilizzo di cancelli elettronici e tornelli decisamente più dispendiosi.
4. Monitorare e analizzare i dati
La raccolta e il vaglio di dati in tempo reale è una delle funzioni più vantaggiose che vanta un software gestionale per un’azienda. Quest’ultima ha la possibilità di imperniare le proprie decisioni di carattere strategico e operativo su informazioni significative estratte dai dati raccolti, puliti e analizzati statisticamente. I report che ne derivano consentono di individuare le ultime tendenze e risolvere le problematiche future.
Secondo un rapporto di Accenture, multinazionale statunitense operante nel settore della consulenza strategica, le imprese che svolgono periodicamente l’analisi dei dati ottimizzano del 40% la propria capacità di assumere decisioni aziendali risolutive. Inoltre, un’indagine di PwC, una delle più grandi società di revisione e consulenza del mondo, ha rilevato che il 67% delle ditte che sfruttano l’analisi dei dati ha registrato un ragguardevole vantaggio competitivo sul mercato.
Squby consente di accedere a report chiari e particolareggiati e di tratteggiare analisi sullo stato di salute del proprio business. Attraverso lo spoglio dei dati relativi alle abitudini e alle preferenze dei propri clienti, si ha la possibilità di ottimizzare lo sfruttamento delle risorse e di pianificare strategie di marketing mirate, al fine di garantire loro la migliore esperienza possibile.
5. Valutare l’efficacia del software e mantenerlo aggiornato
Esaminare il rendimento di un software gestionale è un’operazione che deve essere realizzata con cadenza abituale in un contesto aziendale che ambisce a restare sempre competitivo. È possibile compierla raccogliendo feedback dagli utenti, analizzando le prestazioni del sistema e apportando modifiche qualora se ne profili l’esigenza. Secondo uno studio di Harvard Business Review, la rivista di management e business più diffusa al mondo, le realtà aziendali che valutano regolarmente l’efficienza dei loro software conoscono un progresso del 25% nei processi decisionali e del 20% nell’efficienza operativa. Inoltre, il 70% delle di queste imprese riscuote una maggiore soddisfazione del cliente.
Non solo, anche accertarsi che il software gestionale sia sempre aggiornato è decisivo per garantire la sicurezza e l’efficienza delle performance. Gli aggiornamenti software spesso decretano il potenziamento delle funzionalità, la correzione dei bug e il rafforzamento della sicurezza. Uno studio di IDC, una società di analisi di mercato, ha messo in luce, infatti, che le aziende che aggiornano tempestivamente i loro software godono di una riduzione del 30% dei tempi di inattività e dei costi di manutenzione.
Squby introduce mensilmente aggiornamenti con l’obiettivo di rendere sempre più performanti i servizi somministrati. Ad aprile, ad esempio, sono state integrate, durante la fase di controllo degli accessi, informazioni relative alla scadenza dell’iscrizione e del certificato medico e alle intolleranze ed è stata rinnovata la grafica del registro di cassa, inserendo le categorie dei prodotti in modo da semplificarne il funzionamento.
L’adozione e l’uso ragionato di un software gestionale possono trasformare radicalmente il modo in cui un’organizzazione opera. Ottenere il massimo rendimento dal suo impiego in un contesto aziendale richiede una combinazione di scelte strategiche, formazione adeguata e monitoraggio costante delle performance. Investire tempo e risorse nella personalizzazione del software, nella formazione del personale e nell’analisi dei dati raccolti può fare la differenza tra un’implementazione superficiale e una che apporta un reale vantaggio competitivo. Inoltre, mantenere il software aggiornato e sfruttare le sue funzionalità avanzate assicura che l’azienda possa adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove esigenze operative.
La chiave del tuo successo risiede nella capacità di integrare completamente un software come Squby nella tua cultura aziendale, facendo sì che diventi un elemento essenziale e irrinunciabile di qualunque operazione quotidiana.
