La prima cosa da fare è compilare attentamente la pagina di configurazione della vostra struttura.
Accedete quindi al software gestionale SQUBY con le vostre credenziali da coordinatore ed eseguite la configurazione iniziale accedendo all’apposita che trovate nel menu di navigazione a sinistra. In questa pagina troverete le informazioni di configurazione suddivise in schede:
Informazioni | Modulo iscrizione | Dati per ricevute | Addebiti automatici | Impostazioni | Pagamenti | Sedi | Triage & Attività.
Scheda Informazioni
Qui sono contenute le vostre informazioni anagrafiche. Vi consigliamo di compilare la scheda facendo particolare attenzione alle voci “Nome del responsabile” e “Telefono del responsabile“. Queste informazioni sono indispensabili per la funzionalità di ricerca di un braccialetto smarrito e del suo proprietario. Infatti, su tutti i nostri supporti di riconoscimento (braccialetti, tessere e portachiavi) è stampato un codice personale univoco e una scritta che recita “www.tiseiperso.it“
Qualsiasi persona andando su www.tiseiperso.it ed inserendo il codice di riconoscimento potrà individuare facilmente il responsabile (nome e telefono) della struttura a cui il partecipante è iscritto.
Queste informazioni sono altresì importanti perché sono riportate nella pagina del modulo di iscrizione online.
Modulo iscrizione
La cosa più importante da fare nella configurazione iniziale è personalizzare la pagina di iscrizione online. Nella prima parte potete scegliere quali campi visualizzare nella form di iscrizione mentre nella seconda parte potete caricare: il logo della vostra struttura, l’importantissimo documento sulla privacy ed eventuali documenti aggiuntivi spesso usati per indicare i regolamenti, i patti sociali, autorizzazioni etc.
In fine ci sono due campi note che vi permettono di inserire informazioni introduttive importanti ed istruzioni finali visibili in basso nella form. Queste note sono molto utili per gli utenti che si iscriveranno compilando il modulo online, usatele quindi per indicare cosa succede dopo che l’utente si è iscritto.
Dati per ricevute
In questa parte della configurazione iniziale è possibile personalizzare i dati per la creazione delle ricevute fiscali e le informazioni per la fatturazione elettronica. Il gestionale non è abilitato per la creazione di una fattura ed il suo invio elettronico al sistema di interscambio, tuttavia produce i file XML standard da caricare in qualsiasi programma di contabilità.
Dopo aver compilato tutti i vostri dati fiscali è possibile inserire un testo finale ed una firma che comparirà in fondo ad ogni ricevuta.
Addebiti automatici
Gli addebiti automatici possono avere cadenza giornaliera, settimanale e mensile. Questi costi vengono scaricati automaticamente dal credito residuo del partecipante dopo ogni accesso eseguito con l’apposita funzione.
L’addebito viene eseguito con la frequenza indicata. La cadenza settimanale viene contabilizzata ogni primo accesso eseguito nella settimana.
Gli addebiti automatici devono essere indicati nella scheda del partecipante. Per maggiori informazioni vedere la sezione relativa.
Impostazioni e notifiche
In questa sezione puoi abilitare o disabilitare tutte le notifiche automatiche del sistema che siano via email o via notifiche in app.
Infatti, grazie alla nostra APP per Apple e Android il genitore potrà ricevere notifiche push in tempo reale come ad es:
- sapere quando il partecipante è entrato o uscito
- se e cosa ha mangiato in mensa
- che tipo di spese ha effettuato
- messaggi dal coordinatore
In questa sezione è possibile configurare alcune impostazioni importanti sull’utilizzo del gestionale come il permesso di eseguire acquisti senza crediti, abilitare l’accesso alle liste degli iscritti per gli educatori, abilitare la modifica delle note e molto altro. Ad ogni opzione corrisponde una spiegazione del suo funzionamento.
Pagamenti
La piattaforma SQUBY gestisce i pagamenti elettronici grazie ai servizi offerta da PayPal e Stripe. In questo modo il minore non ha più bisogno di portare soldi in contanti all’interno della struttura e può effettuare ogni pagamento grazie al braccialetto elettronico SQUBY.
Il partecipante oltre ad avere sempre a portata il credito residuo e le spese sostenute, può comodamente ricaricare il suo wallet tramite carta di credito!
Sedi
È possibile creare più sedi per ogni struttura. Questo viene usato spesso per le Cooperative Sociali che hanno in gestione diverse strutture ricreative così come Comunità Pastorali ed Associazioni Polisportive. Per maggiori informazioni vedere la sezione relativa.
Triage ed Attività
Per completare la configurazione iniziale dovrete valutare l’utilizzo del Triage ed Attività. Questa funzionalità è diventata indispensabile ahimè per l’emergenza covid-19. In questa sezione potete indicare delle domande tipo: Sintomi influenzali? – Ha avuto tosse e raffreddore? – È stato a contatto con un positivo al covid-19?
Queste domande vengono registrare quindi giornalmente nel diario degli accessi.
Questa funzionalità può anche essere usata per indicare giornalmente quali attività frequenta il partecipante.