Benvenuti in SQUBY, il software gestionale in cloud utilizzato da numerose strutture italiane per gestire centri sportivi, educativi e sociali, come associazioni sportive, oratori, cooperative sociali, centri estivi, campus, scuole e servizi post-scolastici.
Per iniziare, è fondamentale completare attentamente la configurazione della vostra struttura. Accedete al software gestionale SQUBY con le vostre credenziali da coordinatore e procedete alla configurazione iniziale, selezionando l’apposita opzione nel menu di navigazione a sinistra. In questa sezione troverete le informazioni di configurazione suddivise in schede:
Informazioni | Modulo iscrizione | Dati per ricevute | Addebiti automatici | Impostazioni | Pagamenti | Sedi | Triage
Informazioni
Qui potrete inserire le informazioni anagrafiche della vostra struttura. Si consiglia di compilare attentamente questa sezione, prestando particolare attenzione alle voci “Nome del Responsabile” e “Telefono del Responsabile“. Questi dati sono fondamentali per la funzionalità di ricerca di un braccialetto smarrito e del suo proprietario. Infatti, su tutti i nostri supporti di riconoscimento (braccialetti, tessere e portachiavi), è presente un codice personale univoco e una scritta “www.tiseiperso.it“.
Chiunque visiti questo sito ed inserisca il codice di riconoscimento potrà facilmente individuare il responsabile (nome e telefono) della struttura a cui il partecipante è iscritto. Queste informazioni sono altresì importanti perché sono riportate nella pagina del modulo di iscrizione online.
Modulo iscrizione
La configurazione iniziale include la personalizzazione del modulo di iscrizione online. Nella prima parte, potete selezionare quali campi visualizzare nella form di iscrizione. Nella seconda parte, è possibile caricare il logo della vostra struttura, il documento sulla privacy e altri allegati utili come regolamenti, patti sociali e autorizzazioni.
Inoltre, troverete due campi “note” che permettono l’inserimento di informazioni introduttive e istruzioni finali visibili nella parte inferiore della form. Queste note sono molto utili per gli utenti che si iscriveranno online, in quanto forniranno dettagli su cosa accadrà dopo l’iscrizione.
Dati per ricevute
In questa sezione, è possibile personalizzare i dati necessari per la creazione delle ricevute fiscali e le informazioni per la fatturazione elettronica. Il gestionale non effettua la creazione e l’invio elettronico delle fatture al sistema di interscambio, ma produce file XML standard utilizzabili in qualsiasi programma di contabilità. Una volta inseriti tutti i dati fiscali, è possibile aggiungere un testo finale e una firma che compariranno in fondo ad ogni ricevuta.
Addebiti automatici
Gli addebiti automatici possono avere una cadenza giornaliera, settimanale o mensile. Questi costi vengono scaricati automaticamente dal credito residuo del partecipante dopo ogni accesso effettuato attraverso la funzione apposita. L’addebito avviene con la frequenza indicata.
La cadenza settimanale viene conteggiata ogni volta che il primo accesso viene eseguito durante la settimana. Gli addebiti automatici devono essere indicati nella scheda del partecipante. Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa. Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa.
Impostazioni e notifiche
In questa sezione è possibile abilitare o disabilitare tutte le notifiche automatiche del sistema, sia via email che tramite notifiche in-app. Grazie alla nostra app per Apple e Android, i genitori possono ricevere notifiche push in tempo reale, ad esempio, quando il partecipante entra o esce, quando consuma pasti, effettua spese o riceve messaggi dal coordinatore.
Qui è anche possibile configurare importanti impostazioni sull’uso del gestionale, come il permesso di acquisti senza crediti, l’accesso alle liste degli iscritti per gli educatori, la modifica delle note e altro ancora.
Pagamenti
La piattaforma SQUBY gestisce pagamenti elettronici attraverso servizi offerti da PayPal, Stripe e Satispay. Questo permette ai partecipanti di effettuare pagamenti utilizzando il braccialetto elettronico SQUBY, evitando l’utilizzo di contanti. I partecipanti possono ricaricare il proprio portafoglio tramite carta di credito, avendo sempre a portata di mano il credito residuo e le spese sostenute!
Sedi
È possibile creare diverse sedi per ogni struttura. Questa opzione è utile per Cooperative Sociali, che gestiscono diverse strutture ricreative, comunità pastorali e associazioni polisportive. Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa.
Triage
Per completare la configurazione iniziale, valutate l’utilizzo di Triage ed Attività. Questa funzionalità è diventata fondamentale, soprattutto durante l’emergenza COVID-19. Qui potrete inserire domande quali “Sintomi influenzali?”, “Ha avuto tosse e raffreddore?”, “È stato a contatto con un positivo al COVID-19?”.
Queste domande vengono registrate giornalmente nel diario degli accessi. Questa funzionalità può anche essere utilizzata per indicare le attività frequentate giornalmente dal partecipante.
Dopo la configurazione iniziale, continua a seguire questa guida per saperne di più su come utilizzare tutte le potenti funzionalità di SQUBY!