Benvenuti in SQUBY, il software gestionale in cloud utilizzato da numerose strutture italiane per gestire centri sportivi, educativi e sociali, come associazioni sportive, oratori, cooperative sociali, centri estivi, campus, scuole e servizi post-scolastici.
Per iniziare, è fondamentale completare attentamente la configurazione della vostra struttura. Accedete al software gestionale SQUBY con le vostre credenziali da coordinatore e procedete alla configurazione iniziale, selezionando l’apposita opzione nel menu di navigazione a sinistra. In questa sezione troverete le informazioni di configurazione suddivise in schede:
Informazioni | Modulo iscrizione | Dati fiscali | Addebiti automatici | Impostazioni | Pagamenti | Sedi | Triage | Documenti
Informazioni
Qui potrete inserire le informazioni anagrafiche della vostra struttura. Si consiglia di compilare attentamente questa sezione, prestando particolare attenzione alle voci “Nome del Responsabile” e “Telefono del Responsabile“. Questi dati sono fondamentali per la funzionalità di ricerca di un braccialetto smarrito e del suo proprietario. Infatti, su tutti i nostri supporti di riconoscimento (braccialetti, tessere e portachiavi), è presente un codice personale univoco e una scritta “www.tiseiperso.it“.
Chiunque visiti questo sito ed inserisca il codice di riconoscimento potrà facilmente individuare il responsabile (nome e telefono) della struttura a cui il partecipante è iscritto. Queste informazioni sono altresì importanti perché sono riportate nella pagina del modulo di iscrizione online.
Modulo iscrizione
La configurazione iniziale include la personalizzazione del modulo di iscrizione online. Nella prima parte, potete selezionare quali campi visualizzare nella form di iscrizione e quali informazioni rendere obbligatorie in fase di compilazione. Nella seconda parte, è possibile caricare il logo della vostra struttura, il documento sulla privacy e altri allegati utili come regolamenti, patti sociali, autorizzazioni, etc.
Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa.
Dati fiscali
In questa sezione, è possibile personalizzare i dati necessari per la creazione delle ricevute fiscali e le informazioni per la fatturazione elettronica. Il gestionale non effettua ancora l’invio elettronico delle fatture al sistema di interscambio, ma produce file XML standard utilizzabili in qualsiasi programma di contabilità. Una volta inseriti tutti i dati fiscali, è possibile aggiungere un testo finale e una firma che compariranno in fondo ad ogni ricevuta.
Qui è altresì possibile indicare se serve la gestione dell’IVA, modificare il progressivo ed eventualmente inserire un sezionale prima del numero della ricevuta/fattura.
Addebiti automatici
Gli addebiti automatici possono avere una cadenza giornaliera, settimanale o mensile. Questi costi vengono scaricati automaticamente dal credito residuo del partecipante dopo ogni accesso effettuato attraverso la funzione apposita. L’addebito avviene con la frequenza indicata.
La cadenza settimanale viene conteggiata ogni volta che il primo accesso viene eseguito durante la settimana. Gli addebiti automatici devono essere indicati nella scheda del partecipante. Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa. Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa.
Impostazioni e notifiche
In questa sezione è possibile configurare alcuni parametri fondamentali del gestionale come l’eventuale permesso di acquisti o iscrizioni senza credito e molte altre.
È altresì possibile abilitare o disabilitare tutte le notifiche automatiche del sistema, sia via e-mail che tramite notifiche in-app. Grazie alla nostra app per Apple e Android, i genitori possono ricevere notifiche push in tempo reale, ad esempio, quando il partecipante entra o esce, quando consuma pasti, effettua spese o riceve messaggi dal coordinatore.
Pagamenti
La piattaforma SQUBY gestisce pagamenti elettronici attraverso servizi offerti da PayPal, Stripe e Satispay. Questo permette ai partecipanti di effettuare pagamenti utilizzando il braccialetto elettronico SQUBY, evitando l’utilizzo di contanti. I partecipanti possono ricaricare il proprio portafoglio tramite carta di credito, avendo sempre a portata di mano il credito residuo e le spese sostenute! Per ulteriori dettagli, consultate la sezione relativa.
Sedi
È possibile creare diverse sedi per ogni struttura. Si consiglia di usare questa configurazione soltanto se si gestiscono sedi fisicamente in luoghi diversi ma si vuole avere un riassunto generale delle statistiche. Questa opzione è utile per Cooperative Sociali, che gestiscono diverse strutture ricreative, comunità pastorali e associazioni polisportive.
Una volta creata la sede potrà essere necessario associare ogni partecipante ad una sede di appartenenza.
Triage
Per completare la configurazione iniziale, valutate l’utilizzo di Triage ed Attività. Questa funzionalità è diventata fondamentale, soprattutto durante l’emergenza COVID-19. Qui potrete inserire domande quali “Sintomi influenzali?”, “Ha avuto tosse e raffreddore?”, “È stato a contatto con un positivo al COVID-19?”.
Queste domande vengono registrate giornalmente nel diario degli accessi. Questa funzionalità può anche essere utilizzata per indicare le attività frequentate giornalmente dal partecipante.
Documenti personalizzati
In questa sezione potete aggiungere dei documenti word personalizzati che verranno stampati dalla sezione Anagrafica > Azioni > Stampa. Questi documenti potranno contenere delle variabili, come indicato, in modo da essere sostituite con i valori relativi della scheda anagrafica dell’iscritto.
Dopo la configurazione iniziale, continua a seguire questa guida per saperne di più su come utilizzare tutte le potenti funzionalità di SQUBY!