Il software gestionale in cloud permette di ottimizzare la gestione anagrafica suddividendola in quattro tipologie:
- Partecipanti: rappresentano gli iscritti effettivi alla struttura ed hanno accesso a tutte le funzionalità.
- Educatori: queste sono le persone addette all’animazione, allenamento o educazione; ossia quelle persone a cui vengono affidati gruppi di partecipanti.
- Ospiti: sono le persone che accompagnano gli iscritti e vengono utilizzati esclusivamente per il controllo accessi.
- Operatori: qui il responsabile (coordinatore) della struttura potrà creare tutti gli utenti addetti alla gestione quali: segretari, operatori, addetti agli ingressi ed al bar.
Quali sono le differenze?
Il partecipante compare in tutte le funzionalità del gestionale: accessi, mensa, gruppi, gite, bar, conto virtuale etc. In un centro sportivo vengono identificati come gli atleti iscritti ai corsi mentre ad esempio in un oratorio sono i bambini iscritti al catechismo, al centro estivo etc.
L’educatore ha compiti di sorveglianza, allenamento ed educazione dei partecipanti. Nei campus estivi sono gli animatori dei bambini mentre in un centro sportivo possono essere gli allenatori. In una scuola vengono identificati come insegnanti mentre in ambito sportivo vengono usati per identificare gli allenatori. Gli educatori, oltre alle funzionalità simili ai partecipanti, avranno accesso anche a funzionalità operative come: accessi, mensa, gruppi.
Esiste una impostazione in configurazione che rende l’educatore avanzato, ossia gli permette di accedere all’elenco degli iscritti agli eventi visualizzando anche i loro dati sensibili.
Gli ospiti vengono trattati soltanto per il controllo accessi e necessitano quindi di pochissimi dati anagrafici.
Gli operatori sono il personale addetto alla gestione; solitamente quindi i coordinatori, i responsabili ed il personale di segreteria. In questo articolo vengono spiegati i vari livelli di accesso.
Elenco partecipanti e filtri
Per avere una gestione anagrafica più ottimizzata, avete la possibilità di utilizzare i filtri per selezionare diversi parametri utili a produrre un elenco più preciso. Con i filtri potrete verificare facilmente gli iscritti ad un evento, ad uno o più turni, gruppi, sedi etc. Questa pagina può essere ulteriormente personalizzata grazie al bottone “colonne” che permette la scelta di quale informazioni visualizzare in tabella. Una volta scremato l’elenco potete scaricare il PDF o l’Excel dell’elenco ottenuto.
Esportazione gestione anagrafica
Tramite l’apposito pulsante presente in alto a destra (vedi immagine) nella sezione di gestione anagrafica partecipanti è possibile scaricare la RUBRICA COMPLETA di tutti i dati dei partecipanti e degli educatori. Questa funzione permette inoltre di filtrare i dati prima di scaricarli in modo da averli già divisi per gruppi, crediti negativi, settimane di iscrizione o partecipanti ad un evento. Inoltre, tramite i pulsanti presenti sopra ogni tabella è possibile stampare, esportare in PDF o Excel tutti i dati visibili eventualmente anche filtrati! Grazie al pulsante CERCA/SEARCH è possibile evidenziare immediatamente il nominativo desiderato e quindi le informazioni principali quali recapito telefonico, nome cognome e telefono mamma.