Sei alla ricerca del software gestionale più adatto alla tua impresa? Non si tratta di una scelta facile, ne siamo consapevoli. La vasta gamma di soluzioni disponibili sul mercato rende la selezione di quella giusta piuttosto complessa. Per questa ragione abbiamo individuato i sei passaggi che ti consentono di intercettare quello che maggiormente incontra le tue esigenze. Un software gestionale adeguato può diventare uno strumento potentissimo nelle tue mani: compi una scelta consapevole e trai il massimo profitto dal tuo alleato numero uno.
1. Identificare le tue esigenze
Mettere a fuoco le esigenze specifiche della tua organizzazione ti consente sicuramente di operare una cernita preliminare. Ogni settore ha le proprie peculiarità e un gestionale deve essere in grado di entrare in armonia con esse. Effettuare un’analisi dettagliata dei processi aziendali ti aiuterà a identificare le aree che necessitano di un perfezionamento, come la gestione delle risorse umane, la contabilità, la customer relationship management o la pianificazione delle attività. Coinvolgere il tuo team nella fase di identificazione delle necessità è una mossa astuta, perché ti consente di raccogliere i feedback di coloro che adoperano quotidianamente il gestionale e di far emergere in questo modo le criticità che potrebbero essere sfuggite alla tua analisi iniziale.
2. Valutare le caratteristiche del software gestionale
Una volta definiti i tuoi bisogni, è opportuno analizzare le caratteristiche dei molteplici gestionali disponibili sul mercato. Non tutti i software offrono le stesse funzionalità, quindi è indispensabile rintracciare quello che si inserisce meglio nel tuo asset aziendale. Il gestionale deve essere altamente personalizzabile al fine di rispondere efficacemente alle tue particolari esigenze aziendali. Dovrai anche appurare che il software possa agire su moduli, campi e flussi di lavoro, senza però richiedere competenze tecniche avanzate.
È essenziale inoltre selezionare un software flessibile, che riesca ad adempiere alle richieste della tua azienda, e scalabile, perché, in caso di repentina crescita interna, ti è possibile evitare costose migrazioni dei dati o sostituzioni del software, specie nel lungo periodo. Infine, è possibile che la tua azienda impieghi da molto tempo sistemi strategici per il proprio business e che non voglia rinunciarvi in favore di un nuovo software gestionale. In questi casi, è necessario preventivare che lo strumento prescelto disponga dei requisiti fondamentali per dialogare con i sistemi già consolidati.
3. Considerare la facilità d’uso
Un gestionale complesso e poco intuitivo può inficiare l’efficienza operativa piuttosto che promuoverla. La semplicità d’uso è quindi un fattore decisivo per la scelta del software. Un’interfaccia chiara e user-friendly agevola l’utilizzo del gestionale da parte del tuo team, riducendo il tempo da investire nella formazione e incrementando la produttività. Anche il miglior software gestionale può risultare inefficace se non viene adoperato correttamente. Pertanto, assicurati che il fornitore del software offra un’adeguata formazione iniziale e assistenza per porre i tuoi dipendenti nella condizione di sfruttare a tutto tondo le sue potenzialità. Bisogna valutare, ad esempio, la disponibilità di tutorial, manuali, sessioni di training e assistenza clienti, al fine di garantire una transizione fluida e una risoluzione efficace e tempestiva delle problematiche.
4. Analizzare i costi
Il costo di un gestionale può variare notevolmente in base alle funzionalità offerte e al modello di pricing. Pertanto, dovrai considerare non solo il prezzo iniziale, ma anche gli addebiti addizionali, come licenze perpetue, abbonamenti mensili o annuali e modelli pay-per-use. Prenditi il tempo che ti occorre per saggiare l’opzione più vantaggiosa per la tua organizzazione ed evitare oneri finanziari imprevisti.
5. Valutare la sicurezza e la conformità
Le informazioni digitali devono essere adeguatamente protette da accessi non autorizzati, danneggiamenti o furti durante tutto il loro ciclo di vita. Per questa ragione, accertati di adottare un software gestionale che vanti un ragguardevole livello di sicurezza, specie rispetto alla salvaguardia delle informazioni sensibili di carattere finanziario, personale o sanitario. Il volume dei dati che le aziende creano, manipolano e archiviano è progressivamente in aumento e determina inevitabilmente una maggiore necessità di governance dei dati, nonché una superficie di attacco più difficile da monitorare e proteggere. È tua incombenza, pertanto, constatare che il software adoperi tecnologie di crittografia avanzata per proteggere i dati e informarti circa le politiche di backup e recupero dei dati in caso di violazione. In questo modo scongiurerai potenziali sanzioni e conquisterai la fiducia dei clienti.
6. Leggere le recensioni e richiedere una demo
La decisione finale, infine, va presa previa consultazione delle recensioni di altri utenti e richiesta di una demo. Dai loro feedback puoi estrapolare preziose informazioni sulle prestazioni del software e sulla loro esperienza d’uso. Le principali segnalazioni da intercettare riguardano l’affidabilità, il supporto clienti e la semplicità d’uso. Inoltre, hai la possibilità di richiedere una demo o una prova gratuita che, come il trailer di un film, consente di crearti una visione nitida di come funzioni il software e di valutare se soddisfi debitamente le tue esigenze. Devi cogliere quest’opportunità al fine di esplorare il software prima dell’acquisizione e di comprendere se l’esperienza d’utilizzo che offre sia sufficientemente professionale e coinvolgente.
Nel contesto contemporaneo la digitalizzazione è sempre più pervasiva e dotarsi di un software gestionale rappresenta per qualunque tipologia di impresa un’operazione strategica improrogabile.
Identificare il gestionale giusto richiede un’analisi attenta e ponderata delle tue esigenze specifiche e delle soluzioni disponibili sul mercato. Fare il punto sui requisiti operativi della tua organizzazione, valutare le caratteristiche tecniche del software, considerare l’usabilità, analizzare i costi complessivi, garantire la sicurezza dei dati e consultare le recensioni degli utenti sono passaggi ineludibili per assumere una decisione consapevole.
Un gestionale selezionato in modo oculato non si limiterà a ottimizzare le operazioni quotidiane della tua attività, ma contribuirà a coronarne nel tempo il successo. Non lasciarti sfuggire l’occasione di ammodernare la gestione della tua organizzazione: contattaci senza impegno oggi stesso per una consulenza personalizzata e scopri quali sono i vantaggi che Squby ha da offrirti.
